転職先への提出書類一覧｜入社前後の期限と紛失時の対処法

転職先が決まり、入社日も近づいてきたタイミングで、採用担当者から提出書類の一覧が届くことがあります。雇用保険被保険者証、源泉徴収票、基礎年金番号通知書、マイナンバー、健康診断書など、聞き慣れない書類が並び、「どれをいつまでに出せばよいのか」「紛失していたら入社できないのか」と不安になる方もいるでしょう。

結論からいえば、転職時の提出書類は、全員に必要なものと、会社や本人の状況によって必要になるものに分かれます。また、一部の書類が入社日に間に合わなくても、番号の確認や後日提出で対応できる場合があります。大切なのは、分からないまま放置せず、転職先の担当者へ早めに伝えることです。

この記事では、初めて転職する20代・30代の方を主な対象として、転職先へ提出する書類、提出時期、紛失した場合の対処法を整理します。最後まで読めば、自分が準備すべき書類と、今から取るべき行動が分かります。

最初に確認：転職時に全国共通の「提出書類セット」があるわけではありません。この記事の一覧を確認したうえで、実際には転職先から届いた案内を優先してください。期限や提出方法が分からない場合は、採用担当者または人事・労務担当者へ確認しましょう。

転職先から書類の案内が届いたら最初に確認する3つのこと

案内を受け取ったら、すぐに書類を集め始めるのではなく、次の3点を確認してください。

1. 提出が必要な書類と、自分が該当する条件
2. それぞれの提出期限
3. 原本・コピー・画像・オンライン入力のどれで提出するか

たとえば、前職の源泉徴収票は、原則として同じ年に前職の主たる勤務先から給与を受け取っている人が、新しい勤務先で年末調整を受けるために使用します。扶養関係の書類は、配偶者や子どもを健康保険の被扶養者にする人などが対象です。全員が一覧のすべてを提出するわけではありません。

また、「入社日まで」と「会社から指定された日まで」は同じとは限りません。社会保険や雇用保険には会社側の届出期限があるため、転職先が入社日前の提出を求める場合もあります。一方、源泉徴収票のように、入社後でも年末調整の社内期限まで受け付けてもらえることがある書類もあります。

書類が見つからないときは、ほかの書類まで止めないことが重要です。用意できたものは期限内に提出し、不足している書類名、現在の状況、提出できる見込み日を担当者へ伝えましょう。

転職先へ提出する主な書類一覧

一般的な中途入社で求められる書類を一覧にすると、次のようになります。名称や提出方法は会社によって異なるため、転職先の案内と照らし合わせてください。

転職時の提出書類はいつまでに出す？入社前後の期限

内定承諾から入社日の2週間前まで

まず確認したいのは、雇用契約書や労働条件通知書に記載された仕事内容、勤務地、賃金、勤務時間、休日、試用期間などです。書面の名称が「内定通知書」「採用条件通知書」「オファーレター」になっている会社もあります。

労働条件通知書は、労働者が用意する書類ではなく、会社が労働条件を明示するためのものです。署名や返送を求められた場合でも、内容を確認せずに提出しないようにしましょう。採用時に会社が明示すべき事項は、厚生労働省の「採用時に明示すべき労働条件」でも確認できます。

同時に、雇用保険被保険者証、基礎年金番号、マイナンバー、給与振込口座などが手元にあるか確認します。再交付に日数がかかる書類は、この段階で動き始めると安心です。

入社日まで、または入社直後

社会保険や雇用保険の加入手続きに使う情報は、会社が指定する日までに提出します。日本年金機構によると、会社が行う健康保険・厚生年金保険の資格取得届は、原則として事実発生から5日以内です。また、雇用保険の資格取得届は、会社が被保険者となった日の属する月の翌月10日までに提出します。

これらは会社側の届出期限であり、転職者本人に一律で「入社から5日以内」「翌月10日まで」という提出義務が課されるという意味ではありません。ただし、会社が期限内に手続きできるよう、本人も指定された期限を守る必要があります。詳しくは、日本年金機構の就職時の手続きと厚生労働省の雇用保険加入手続きを確認してください。

入社後最初の給与支払日の前日まで

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、原則として、その年に最初の給与の支払いを受ける日の前日までに提出します。「扶養する家族がいないから提出不要」とは限りません。新しい勤務先で毎月の源泉徴収を正しく行うための書類なので、会社の案内に従って提出してください。提出時期は、国税庁の年末調整に関する案内でも示されています。

転職先の年末調整期限まで

同じ年に前職の主たる勤務先から給与を受け取っている場合、転職先は前職分を含めて年末調整を行うのが原則です。その確認に使うのが、前職の給与所得の源泉徴収票です。提出期限は入社日ではなく、転職先が設定する年末調整の社内期限となるケースもあります。

ただし、源泉徴収票がなく前職分の金額や税額を確認できない場合、転職先では前職分を含めた年末調整ができません。その場合は、自分で確定申告をして精算することになります。詳しくは、国税庁「中途就職者の年末調整」を確認してください。

多くの転職者に関係する6つの書類

1．雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証には、原則として転職後も引き継ぐ雇用保険被保険者番号が記載されています。前職で雇用保険に加入していた人は、転職先が資格取得手続きを行うために提出を求められることがあります。

書類が見つからなくても、雇用保険への加入自体を諦める必要はありません。本人の氏名、生年月日、前職の会社名などをもとに、ハローワークで番号を確認できる場合があります。転職先に「被保険者証を紛失しており、前職名は分かる」と伝え、番号確認で進められるか相談しましょう。番号が不明な場合の取り扱いは、東京ハローワークの被保険者に関するQ&Aでも確認できます。

再交付はハローワークの窓口や郵送などで申請できます。郵送は時間がかかる場合があるため、入社日が近い場合は、先に転職先へ事情を共有することが重要です。必要書類や所要期間は地域によって案内が異なるため、ハローワークの再交付案内を参考に、最寄りの窓口へ確認してください。

2．基礎年金番号通知書または年金手帳

厚生年金の資格取得手続きでは、基礎年金番号またはマイナンバーを使用します。2022年4月以降、初めて年金制度へ加入する人には、年金手帳ではなく基礎年金番号通知書が発行されています。すでに年金手帳を持っている人は、引き続き基礎年金番号の確認に使用できます。制度変更の詳細は、日本年金機構の基礎年金番号に関する案内で確認できます。

年金手帳が見つからないからといって、新しい基礎年金番号を作ってはいけません。まず転職先に、マイナンバーで手続きできるか、基礎年金番号だけを伝えればよいか確認してください。通知書の再交付が必要な場合は、年金事務所などで申請できます。手続き方法は、日本年金機構の再交付案内を確認してください。

3．マイナンバーと本人確認書類

会社は、社会保険の手続きや源泉徴収票の作成など、法令で定められた事務のために従業員のマイナンバーを取り扱います。提出時には番号確認と身元確認が行われるため、マイナンバーカード、個人番号が記載された住民票の写し、運転免許証など、会社が指定する確認書類が必要になることがあります。

マイナンバーは重要な個人情報です。通常のメールや社内チャットに画像を添付するなど、会社が指定していない方法で送らないでください。個人情報保護委員会も、マイナンバーの取得・利用は法令で定められた場合に限られ、取得時には本人確認が必要と案内しています。詳しくは、個人情報保護委員会の事業者向け資料を確認できます。

4．給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

この申告書は、毎月の給与から差し引く所得税の計算や、年末調整に使用されます。名称に「扶養控除」とありますが、扶養親族がいない独身者でも、新しい勤務先を主な給与の支払者とする場合は通常提出します。

副業などで2社以上から給与を受け取る場合、同じ年分の扶養控除等申告書を主たる勤務先と副業先の両方へ重複して提出することはできません。どちらを主たる勤務先とするか分からない場合は、人事・労務担当者へ確認しましょう。

5．前職の源泉徴収票

転職先へ提出するのは、退職金に関する「退職所得の源泉徴収票」ではなく、通常は前職の「給与所得の源泉徴収票」です。同じ年の途中で転職し、前職を主たる勤務先として給与を受け取った場合に必要になります。

前職の会社には、中途退職者へ退職後1か月以内に給与所得の源泉徴収票を交付する義務があります。1か月を過ぎても届かない場合は、まず前職の人事・給与担当へ、送付先住所と発行状況を確認してください。交付を依頼しても届かない場合は、税務署へ「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する方法があります。交付期限は、国税庁の源泉徴収票に関する案内、未交付時の届出方法は源泉徴収票不交付の届出手続で確認できます。

前職を退職したのが前年で、転職先から給与を受け始めるのが翌年である場合、前年分の給与を新しい勤務先が年末調整するわけではありません。会社から別途提出を求められていなければ、対象年を取り違えていないか確認しましょう。

6．給与振込口座の情報

給与の振込先として、本人名義の金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、名義を登録します。会社によっては、通帳の表紙裏、キャッシュカード、銀行アプリの口座情報画面などのコピーを求めます。

旧姓の口座や家族名義の口座は、給与システムへ登録できない場合があります。会社の指定する金融機関や本人名義の条件を確認し、名義変更中であれば早めに伝えてください。

会社によって提出を求められる書類

住民票記載事項証明書・住民票の写し

現住所、氏名、生年月日、扶養関係などを確認するため、住民票記載事項証明書や住民票の写しを求める会社があります。ただし、すべての転職者に法律上提出が義務付けられているわけではありません。

取得前に、「世帯全員か本人のみか」「続柄や本籍の記載は必要か」「発行から何か月以内か」を確認しましょう。マイナンバー記載の住民票は取り扱いが異なるため、会社から適法な目的で明確に指定されていない限り、自己判断でマイナンバーを記載しない方が安全です。

誓約書・秘密保持に関する書類

就業規則の遵守、機密情報の取り扱い、個人情報保護、副業や競業に関するルールなどを確認する書類です。内容を読まずに署名するのではなく、対象となる情報や期間、退職後の制限が過度に広くないか確認してください。意味が分からない条項があれば、提出前に説明を求めましょう。

身元保証書

会社によっては、家族などを身元保証人として記載する書類を求めます。保証人が見つからない、遠方に住んでいて期限に間に合わない、実印や印鑑証明書まで必要なのか分からないといった場合は、放置せず担当者へ相談してください。会社によって、期限延長や代替方法を案内してもらえる場合があります。

健康診断書

会社は、常時使用する労働者を雇い入れる際、原則として雇入時健康診断を実施します。ただし、医師による健康診断を受けてから3か月以内で、必要項目を満たす結果証明書を本人が提出した場合は、その項目を省略できることがあります。詳しくは、東京労働局の雇入時健康診断の案内を確認してください。

以前受けた健康診断の結果を提出できるかは、受診日だけでなく検査項目も関係します。「前職の定期健康診断書があるから大丈夫」と自己判断せず、転職先へ確認しましょう。自分で受診するよう求められた場合は、指定医療機関、検査項目、費用負担、提出期限も確認してください。

資格証・免許証・卒業証明書

医療・福祉・建設・運輸・士業など、資格が業務要件となる職種では資格証や免許証の確認が必要です。学歴や専攻が採用条件となる場合は、卒業証明書や成績証明書を求められることもあります。

履歴書に記載した資格名や取得年月と、証明書の記載が一致しているか確認しましょう。紛失した場合は、資格の実施団体、免許を所管する行政機関、卒業した学校などへ再交付方法を問い合わせます。

扶養家族・外国籍など該当する人だけ必要な書類

家族を健康保険の被扶養者にする場合

配偶者や子どもなどを転職先の健康保険の被扶養者にする場合、健康保険被扶養者（異動）届に加えて、続柄や収入を確認する書類が必要になることがあります。

• 戸籍謄本・戸籍抄本または住民票の写し
• 課税証明書・非課税証明書など収入を確認できる書類
• 退職証明書や雇用保険被保険者離職票の写し
• 別居している家族への送金を確認できる通帳の写しや振込明細書

必要書類は家族の年齢、同居・別居、収入の種類などによって変わります。日本年金機構の案内では、続柄確認に使用する住民票や戸籍謄本などは、原則として提出日からさかのぼって90日以内に発行されたものとされています。一方、マイナンバーの記載や会社による確認によって添付を省略できる場合もあります。詳しくは、日本年金機構の被扶養者手続きを確認してください。

外国籍の人が転職する場合

外国籍の人は、在留カード、旅券、指定書、資格外活動許可に関する書類などの提示を求められる場合があります。会社は在留資格、在留期限、就労制限の有無を確認する必要があるためです。

現在の在留資格で転職先の業務に従事できるか分からない場合は、入社直前まで待たず、転職先と出入国在留管理庁へ確認してください。業務内容が変わる転職では、就労資格証明書の交付申請や在留資格に関する手続きが必要になる場合があります。確認項目は、出入国在留管理庁の外国人雇用に関する案内でも示されています。

氏名や住所が変わる場合

結婚、離婚、転居などで氏名や住所が変わる場合は、履歴書、銀行口座、マイナンバー関係書類、年金記録などの情報が一致しているか確認します。変更手続きの途中で表記がそろわない場合は、旧姓と新姓の関係や転居日を担当者へ説明してください。

離職票や健康保険の書類は転職先へ提出する？間違えやすい書類

2026年現在、従来の健康保険証はすでに有効期限を終えており、医療機関ではマイナ保険証または資格確認書を使用します。転職のたびにマイナンバーカードの健康保険証利用登録をやり直す必要はありませんが、転職先による資格取得手続きが完了し、新しい加入情報が反映されるまで時間がかかる場合があります。

前職の健康保険資格は退職日の翌日から使用できません。資格確認書を交付されている場合は、転職先ではなく前職へ返却します。現在の資格確認方法は、厚生労働省の案内で確認できます。

提出書類を紛失した・入社日に間に合わない場合の対処法

書類が見つからない場合は、次の順番で対応します。

1. 転職先へ不足している書類名を伝える
2. 番号の申告や別の証明書で代替できないか確認する
3. 必要な場合だけ再交付を申請する

「再交付が終わるまで連絡しない」という対応は避けてください。会社は、書類そのものではなく、手続きに必要な番号や事実を確認したい場合があります。先に相談すれば、番号確認や後日提出で進められる可能性があります。

転職先へ伝えるメール例文

お世話になっております。入社手続き書類について確認のためご連絡いたしました。

提出書類のうち、雇用保険被保険者証が現在手元になく、再交付方法を確認しております。前職の会社名および在籍期間はお伝えできます。

被保険者番号の確認など、代替方法で手続きを進めることは可能でしょうか。再交付が必要な場合は速やかに申請し、提出予定日をご連絡いたします。

そのほかの書類は、指定期限までに提出いたします。お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

不足している書類名、現在の状況、代替できる情報、提出見込み日を簡潔に伝えるのがポイントです。過度に謝罪するより、手続きを止めないための確認を具体的に行いましょう。

転職先への提出書類でよくある7つの失敗

1. 一覧にある書類を、対象者か確認せずすべて取得する
2. 原本とコピー、画像提出の指定を取り違える
3. マイナンバーを通常のメールやチャットで送る
4. 前職の源泉徴収票の対象年を確認しない
5. 会社側の行政手続期限を、自分の提出期限だと思い込む
6. 一つの書類がそろわないため、ほかの書類も提出しない
7. 旧姓・新姓、旧住所・新住所が混在したまま説明しない

特に注意したいのは、必要以上の個人情報を含む書類を提出することです。住民票や本人確認書類を用意するときは、会社が何のために、どの記載事項を必要としているのかを確認してください。

転職先への提出書類に関するよくある質問

まとめ｜書類が足りないときほど早めの共有が重要

転職先への提出書類は、税金や社会保険の手続きに必要なものと、会社が人事管理のために求めるものに分かれます。すべての会社、すべての転職者に共通する一律の一覧ではありません。

• 転職先から届いた案内を基準に、対象者・期限・提出方法を確認する
• 雇用保険、年金、マイナンバー関係は入社前から準備する
• 扶養控除等申告書は、原則として最初の給与支払日の前日までに提出する
• 同じ年に転職した場合は、前職の給与所得の源泉徴収票を年末調整期限までに準備する
• 書類を紛失していても、番号確認や代替書類で対応できないか相談する
• 不足書類があるときは、無断で期限を過ぎず、状況と提出見込み日を伝える

入社手続きは、新しい職場での第一歩です。しかし、聞き慣れない書類が見つからないこと自体は珍しくありません。完璧にそろうまで一人で抱え込まず、転職先と連絡を取りながら、一つずつ準備を進めていきましょう。