転職の履歴書の書き方｜学歴・職歴・志望動機の記入例と提出方法

「転職で履歴書を作るのは久しぶり」「学歴や職歴をどこから書けばよいか分からない」と悩んでいませんか。

履歴書で大切なのは、派手な表現で自分を売り込むことではありません。応募先の指定を守り、経歴を正確に、短時間で確認できる形へ整理することです。実績や専門性を詳しく伝える役割は、主に職務経歴書が担います。

この記事では、転職時の履歴書について、フォーマットの選び方、基本情報、学歴・職歴、免許・資格、志望動機、本人希望欄の書き方を項目別に解説します。メール・応募フォーム・郵送で提出するときの注意点と、提出前チェックリストも確認できます。

転職における履歴書の役割

履歴書は、氏名、連絡先、学歴、職歴、免許・資格など、応募者の基本情報を一覧で確認するための書類です。採用担当者は、募集条件を満たしているか、経歴に不明点がないか、応募書類が正確に作られているかを確認します。

履歴書だけで「採用するメリット」をすべて伝えようとすると、文字が小さくなり、かえって読みにくくなります。履歴書と職務経歴書の役割を分けましょう。

採用担当者が履歴書を見る観点は、企業や職種によって異なります。「志望動機だけで合否が決まる」「写真が第一印象のすべて」と決めつけず、応募要件と書類全体の整合性を優先してください。

履歴書で特に意識したい3点

• 正確性：年月、会社名、資格名などを確認し、事実と異なる記載をしない
• 読みやすさ：文字サイズ、改行、余白、年月表記をそろえる
• 応募先との関連性：資格や志望動機は、募集職種とつながる情報を優先する

書き始める前に確認すること

履歴書を作り始める前に、求人票、採用ページ、応募案内の順に確認します。企業指定のフォーマットや提出方法がある場合は、その指定が最優先です。

最初に集める情報

• 学校の入学・卒業年月と正式名称
• 勤務先の入社・退職年月、正式な会社名
• 雇用形態、配属部署、役職、異動年月
• 免許・資格の正式名称、取得・合格・登録年月
• 応募先が指定するファイル形式、容量、提出期限
• 写真の有無、サイズ、撮影時期に関する指定

記憶だけで書かず、卒業証明書、雇用契約書、退職証明書、資格証など、確認できる資料を参照します。資料を応募先へ提出する必要はありませんが、面接時の説明と履歴書の年月がずれることを防げます。

手書きとパソコン作成は、指定と提出方法で選ぶ

手書きとパソコン作成のどちらが有利かについて、すべての企業に共通する答えはありません。応募先が指定している場合は従い、指定がなければ、提出方法と修正・管理のしやすさで選びます。

「手書きなら熱意が伝わる」「パソコン作成ならPCスキルの証明になる」とは限りません。採用担当者が読みやすく、指定どおりに受け取れることを優先しましょう。

「JIS規格」ではなく、企業指定または厚生労働省の様式例を確認する

以前は「JIS規格履歴書」が標準として紹介されていましたが、日本規格協会は2020年にJIS規格の解説から履歴書の様式例を削除しました。その後、厚生労働省が2021年に新しい履歴書様式例を作成しています。

厚生労働省の様式例では、性別欄は任意記載で、未記載も可能です。また、旧様式にあった通勤時間、扶養家族数、配偶者、配偶者の扶養義務の欄は設けられていません。指定様式がない場合は、厚生労働省の公正採用選考特設サイトにある履歴書様式例を参考にできます。

市販・Web配布のテンプレートを使う場合も、本籍地、家族の職業・収入、宗教、支持政党など、仕事の適性・能力に関係しない情報を自分から追加する必要はありません。

基本情報欄の書き方

日付

履歴書の日付は、記載内容がいつ時点の情報かを示します。応募先から指定がなければ、郵送では投函日、メールや応募フォームでは送信日など、提出日を記載すると分かりやすくなります。

西暦と和暦のどちらを使っても構いませんが、学歴・職歴、資格、入社可能日を含め、書類内で統一します。提出前に古い日付のままになっていないか確認してください。

氏名・ふりがな

氏名は、応募手続きや本人確認書類と照合できる表記を使います。旧姓・通称名の利用を希望する場合は、応募先の案内を確認し、必要であれば採用担当者へ相談します。

欄名が「ふりがな」ならひらがな、「フリガナ」ならカタカナで記入するのが一般的です。姓と名の間を少し空けると読みやすくなります。

生年月日・年齢・性別

生年月日は、書類全体で選んだ西暦または和暦に合わせます。年齢欄がある場合は、履歴書に記載した日付時点の満年齢を記入します。

厚生労働省の履歴書様式例では、性別は任意記載であり、未記載も可能です。企業独自の応募フォームで回答に迷う項目がある場合は、採用窓口へ確認してください。

住所・電話番号・メールアドレス

住所は、郵便番号、都道府県、市区町村、番地、建物名、部屋番号まで、郵送物を受け取れる形で記入します。連絡先欄が別にあり、現住所以外の連絡先を希望しない場合は、テンプレートの説明に従って空欄または「同上」とします。

• 電話番号は、応募者本人が確認できる番号を使う
• 勤務先の電話番号やメールアドレスを使わない
• メールアドレスは読み間違えにくく、継続して使えるものにする
• 迷惑メール設定で応募先からの連絡が拒否されないようにする
• 留守番電話の案内やメールの表示名も確認する

証明写真

写真が必要かどうかは、応募先と使用する様式の指示に従います。厚生労働省の様式例にも「写真をはる必要がある場合」と記載されており、すべての応募で一律に必要とは限りません。

写真を求められた場合は、指定されたサイズと撮影時期を確認します。一般的な履歴書では縦4cm・横3cmが使われますが、応募フォームでは画像の縦横比や容量が別に指定されることがあります。

• 最近撮影した、本人確認がしやすい正面・上半身の写真を使う
• 顔に髪や強い影がかからないようにする
• 服装は応募職種と企業の雰囲気に合い、清潔感が伝わるものを選ぶ
• 過度な加工や、日常写真の切り抜きを避ける
• 紙へ貼る場合は、様式の指示に従い、裏面に氏名を記入する

「歯を見せてはいけない」「黒いスーツでなければならない」という共通ルールはありません。表情や服装の型より、本人確認ができ、仕事の応募書類として違和感がないことを重視します。

学歴・職歴欄の書き方

学歴と職歴は分け、古いものから順に記載します。年月の列、学校・会社名の開始位置、改行方法をそろえると、経歴の流れを確認しやすくなります。

学歴はどこから書くか

学歴の開始位置に全国共通の絶対的な決まりはありません。中途採用では、高等学校の入学または卒業から記載する形式がよく使われます。応募先の指定、記入欄の広さ、最終学歴までの経歴に応じて決めてください。

• 学校名は「○○高校」ではなく「○○高等学校」など正式名称で書く
• 大学・大学院は学部、学科、研究科、専攻まで記載する
• 入学と卒業・修了は、それぞれ一行で記載する
• 転校、編入、休学、中途退学などは事実に合わせて記載する
• 学校名が変更されている場合は、在籍時の名称を基本とし、必要に応じて現在名を補足する

学歴の記載例
2015年4月　○○県立○○高等学校　入学
2018年3月　○○県立○○高等学校　卒業
2018年4月　○○大学○○学部○○学科　入学
2022年3月　○○大学○○学部○○学科　卒業

中途退学や休学の理由を履歴書にどこまで書くかは、記入欄と説明の必要性によります。事実を隠さず、理由を記載する場合も一行で簡潔にまとめ、詳しい事情は面接で説明できるように準備します。健康や家庭に関する詳細を、必要以上に書く必要はありません。

職歴は雇用関係と所属の変化を正確に書く

職歴には、勤務先への入社・退職を記載します。会社名は「（株）」と省略せず、当時の正式名称を使います。雇用形態、配属、役職、異動のうち、採用担当者が経歴を理解するために必要な情報を加えます。

職歴の記載例
2022年4月　株式会社○○　入社
　　　　　　営業本部法人営業部に配属
2024年4月　営業本部法人営業部　主任に昇進
2026年8月　現在に至る
以上

仕事内容や実績を長く書くと履歴書が読みにくくなるため、詳しい担当業務は職務経歴書へ記載します。部署名だけでは仕事内容が分かりにくい場合は、「法人営業を担当」のように一行で補足できます。

退職理由の基本的な書き方

在職中で退職日が正式に決まっている場合は、「2026年9月30日退職予定」のように補足できます。まだ勤務先へ退職を申し出ていない段階で、確定した日付のように書くのは避けましょう。

短期離職や離職期間がある場合

在籍期間が短いことだけを理由に、勤務実態のある職歴を意図的に省略すると、応募書類と面接での説明が一致しなくなるおそれがあります。発覚するかどうかではなく、採用判断に必要な経歴を正確に伝えることが基本です。

職歴が多く欄へ収まらない場合は、文字を極端に小さくするのではなく、職歴欄が広い様式を選びます。履歴書には入社・退職を簡潔に記載し、職務経歴書で各社の担当業務と転職理由の背景を整理してください。

離職期間について、履歴書に必ず理由を書くという共通ルールはありません。療養、家族対応、学習、転職活動など、説明が必要な期間は面接で事実を簡潔に話せるよう準備します。

派遣社員・契約社員・パート・個人事業の書き方

• 派遣社員：派遣元への登録・入社と、派遣先での就業期間が区別できるようにする
• 契約社員：雇用形態を明記し、契約満了なら退職理由にも反映する
• パート・アルバイト：正社員経験との区別が必要な場合や、応募職種に関連する経験なら雇用形態を明記する
• 個人事業・フリーランス：「個人事業を開業」「業務委託として活動」など、雇用ではないことが分かる表現にする

派遣勤務の記載例
2023年4月　株式会社○○スタッフに派遣登録
2023年5月　△△株式会社へ派遣され、営業事務に従事
2025年3月　派遣期間満了

派遣元との関係が登録のみか雇用契約かは会社によって異なります。自分の契約書を確認し、「入社」「登録」「就業開始」を実態に合わせて使い分けてください。

免許・資格欄の書き方

免許・資格は、取得、合格、登録など、その資格に合う表現を使い、年月の古い順に記載します。名称は資格証や実施団体のWebサイトで正式名称を確認してください。

• 応募職種で必須または歓迎されている免許・資格を優先する
• 運転免許は、実際に保有している免許の正式名称を確認する
• 語学試験はスコアと取得年月を記載する
• 更新が必要な資格は、有効期限が切れていないか確認する
• 失効した資格を、現在も有効であるように書かない

免許・資格の記載例
2021年8月　普通自動車第一種運転免許　取得
2024年6月　日商簿記検定2級　合格

勉強中の資格は、取得済みの資格と同じ形式で書かないようにします。受験日が決まっている場合は、志望動機・自己PR欄などに「○年○月受験予定」と事実を明記できます。「取得見込み」は、所定の課程修了などにより取得が具体的に見込まれる場合に使い、単に勉強を始めた段階では使用しません。

志望動機・自己PR欄の書き方

志望動機欄がある場合は、応募企業・募集職種と、自分の経験をつなげます。企業理念への共感だけで終わらせず、「どの事業・仕事に関心を持ったか」「自分の何を活かせるか」を具体的にします。

志望動機を組み立てる3要素

1. 応募理由
   事業、商品、顧客、仕事内容、採用背景のどこに魅力を感じたか
2. 関連する経験
   応募職種で活かせる担当業務、スキル、実績は何か
3. 入社後の貢献
   募集されている役割で、最初にどのような価値を提供できるか

書き言葉では応募企業を「貴社」、会話では「御社」と表現するのが一般的です。企業名を直接書いても問題ありません。

志望動機の作成手順

1. 求人票から、入社後に任される業務を一つ選ぶ
2. その業務に近い自分の経験を一つ選ぶ
3. 経験の中で行った工夫と成果を短くまとめる
4. 応募先で活かす方法を一文で結ぶ
5. 欄の大きさに合わせて重複表現を削る

志望動機の構成例
貴社が法人顧客の業務改善まで踏み込んで提案している点に魅力を感じ、志望いたしました。現職では、顧客の利用状況を分析し、部門ごとに異なる課題を整理したうえで改善提案を行っています。この経験を活かし、入社後は顧客の課題把握と社内関係者との調整を通じて、提案の実行まで貢献したいと考えています。

上記は構成例です。そのまま使わず、応募企業の事業・職種と自分の経験に置き換えてください。「将来性に魅力を感じた」「理念に共感した」だけでは、他社にも当てはまる文章になりやすいため、根拠となる事実を加えます。

未経験職種へ応募する場合

未経験の場合は、熱意だけでなく、転用できるスキルと準備行動を示します。

• 前職と応募職種に共通する顧客、業務工程、課題
• 調整、課題発見、数値管理、改善などの持ち運べるスキル
• 講座受講、制作物、資格学習、関連業務の経験
• 入社直後に不足する知識と、その補い方

「勉強させてほしい」と受け身に見える表現だけで終わらせず、すでに取り組んでいることと、現時点で提供できる価値を説明します。

避けたい志望動機

• 企業名だけを変えれば他社へも提出できる内容
• 求人票や企業サイトの文章をそのまま写した内容
• 前職への批判が中心になっている内容
• 希望する待遇だけで終わり、仕事内容に触れていない内容
• 実際には経験していない実績や過度に誇張した数字

給与、勤務地、働き方を重視すること自体は問題ではありません。ただし、志望動機欄では仕事内容との接点を中心にし、希望条件は求人の指定欄や本人希望記入欄、面接時の条件確認で伝えます。

本人希望記入欄の書き方

本人希望記入欄は、「何も希望を書いてはいけない欄」ではありません。厚生労働省の様式例にも、給料、職種、勤務時間、勤務地などの希望があれば記入する欄として設けられています。

ただし、求人条件の範囲内で調整できる希望を大量に並べると、何が必須なのか伝わりません。応募時点で確認が必要な条件や、選考・入社手続きに関係する情報だけを簡潔に書きます。

給与希望について応募フォームや求人で回答を求められている場合は、指示に従って記載します。指定がなく、経験や担当範囲を確認してから相談したい場合は、面接や条件確認の段階で伝える方法もあります。

介護、育児、通院などが背景にある場合も、本人希望欄へ詳しい個人事情を書く必要はありません。勤務可能な時間・場所など、仕事をするうえで必要な条件を伝えます。

メール・応募フォーム・郵送での提出方法

応募フォームから提出する場合

企業が採用管理システムや応募フォームを指定している場合は、その方法を使います。ファイル形式、容量、ファイル名、写真データの条件を確認し、アップロード後に正しいファイルが選ばれているか見直してください。

• 応募先企業用に修正した最終版か
• 履歴書と職務経歴書を取り違えていないか
• PDFを開いたときに文字化けや改ページの乱れがないか
• 写真が引き伸ばされたり、ぼやけたりしていないか
• 入力欄と添付書類で年月・希望条件が一致しているか

メールで提出する場合

WordやExcelで作成した履歴書は、特別な指定がなければPDFへ変換するとレイアウトを保ちやすくなります。PDFに変換した後、文字が切れていないか、余分な空白ページがないか、写真が表示されているかを必ず確認します。

• 件名に応募職種と氏名を入れる
• 本文に宛名、氏名、応募書類を添付した旨、連絡先を記載する
• ファイル名を「履歴書_氏名.pdf」のように識別しやすくする
• 送信先、CC・BCC、添付ファイルを送信前に確認する
• マイナンバー、銀行口座、家族情報など、選考に不要な情報を含めない

パスワード付きZIPファイルとパスワードを別メールで送る方法を、自分の判断で追加する必要はありません。企業によってはパスワード付きファイルを受信できず、暗号化されたZIPファイルはセキュリティ検査を妨げる場合もあります。企業指定のアップロード先や送信方法を優先し、指定が不明なら採用担当者へ確認してください。パスワード付きZIPを悪用した攻撃については、IPAの注意喚起も参考になります。

郵送する場合

郵送では、求人票に記載された宛先、担当部署、提出期限、必着・消印有効の別を確認します。普通郵便以外の方法を指定されている場合は、その指示に従います。

• 履歴書と職務経歴書の順番を確認する
• 必要に応じて送付状を一番上に付ける
• 書類はクリアファイルへ入れ、折らずに入る封筒を選ぶ
• 封筒表面に「履歴書在中」または「応募書類在中」と記載する
• 裏面に差出人の郵便番号、住所、氏名を記載する
• 料金不足や締切超過にならないよう、余裕を持って発送する

送付状は、同封書類と応募者を伝えるための案内です。長い自己PRを書き足すのではなく、宛先、応募の旨、同封書類、連絡先を簡潔にまとめます。

提出前チェックリスト

内容の確認

• 求人票と応募案内に指定された様式・提出方法を守っている
• 氏名、住所、電話番号、メールアドレスが正しい
• 日付が最新で、年齢はその日付時点の満年齢になっている
• 西暦・和暦が書類内で統一されている
• 学校名、会社名、部署名、資格名を正式名称で記載している
• 入社・退職・卒業・資格取得の年月に矛盾がない
• 履歴書と職務経歴書の職歴・役職・年月が一致している
• 短期職歴や離職期間を含め、事実と異なる記載がない
• 志望動機が応募企業と募集職種の内容に合っている
• 不要な家族情報やマイナンバーを記載していない

見た目とファイルの確認

• 誤字、変換ミス、敬称の誤りがない
• 文字が小さすぎず、改行と余白が整っている
• 空欄の扱いがテンプレートの指示に合っている
• 写真が必要な場合、指定サイズ・撮影条件を満たしている
• 押印欄がある場合だけ、押印の要否を確認している
• PDFを実際に開き、ページ切れや文字化けがない
• ファイル名に別企業名や古い日付が残っていない
• メールの宛先と添付ファイルを送信直前に再確認した

パソコンで作成した場合も、画面だけでなくPDFまたは印刷プレビューで確認すると、改ページや文字切れを見つけやすくなります。可能であれば、一度時間を置いてから読み直すか、第三者に年月と誤字を確認してもらいましょう。

転職の履歴書に関するよくある質問

履歴書は手書きの方が評価されますか？

すべての企業に共通する評価基準ではありません。手書き指定がなければ、提出方法と読みやすさを基準に選びます。メールや応募フォームでは、パソコンで作成したPDFが扱いやすい場合が多いでしょう。

履歴書のテンプレートはどれを使えばよいですか？

企業指定があれば、そのテンプレートを使用します。指定がなければ、厚生労働省の様式例や、職歴・志望動機など自分に必要な欄を備えた様式を選びます。「JIS規格」という名称だけで選ぶ必要はありません。

証明写真は必ず必要ですか？

応募先や様式の指示によります。写真を求められた場合は、指定されたサイズ、撮影時期、データ形式に従います。指定が見当たらない場合は、採用担当者へ確認すると確実です。

職歴が多く、履歴書に収まらない場合はどうしますか？

職歴欄が広いテンプレートへ変更し、履歴書では入社・退職を簡潔に記載します。仕事内容と実績は職務経歴書へ移し、文字を極端に小さくしないようにしてください。

短期間で退職した会社も書くべきですか？

採用判断に関係する雇用歴は、期間の長短にかかわらず正確に伝えることが基本です。意図的に省略して経歴を違って見せるのではなく、退職理由と、その後の仕事選びで改善した点を面接で説明できるようにします。

現在勉強中の資格は書けますか？

書けますが、取得済みと誤解されない表現にします。試験日が決まっていれば「○年○月受験予定」、学習中であれば「○○資格取得に向けて学習中」と、志望動機・自己PR欄などへ記載します。

本人希望欄へ給与希望を書いてもよいですか？

応募フォームや求人で記載を求められている場合、または応募時点で確認が必要な条件であれば記載します。募集条件や担当業務を確認してから相談したい場合は、面接や条件確認の段階で伝える方法もあります。

空欄はすべて「特になし」と書くべきですか？

すべての欄に同じ対応をする必要はありません。テンプレートの説明を確認し、該当しない項目は「特になし」「同上」など、欄の意味に合う表現を使います。性別など任意記載と明示された項目は、未記載にすることもできます。

まとめ：履歴書は正確さと読みやすさを優先する

転職の履歴書は、人生を一枚で売り込む企画書ではなく、採用担当者が応募者の基本情報と経歴を正確に確認するための書類です。強い言葉で飾るより、指定を守り、事実を読みやすく整理することが信頼につながります。

1. 企業指定のフォーマットと提出方法を最初に確認する
2. 学校名、会社名、年月、資格名を資料で確認する
3. 履歴書と職務経歴書の役割を分ける
4. 志望動機は応募先の仕事と自分の経験をつなげる
5. 提出前に内容、レイアウト、ファイル、宛先を確認する

まずは経歴を時系列で一覧にし、年月と正式名称を確認するところから始めましょう。その一覧ができれば、履歴書だけでなく、職務経歴書や面接での説明にも一貫性を持たせやすくなります。